Qu’est-ce qu’un logiciel WMS ?

wms

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de stocks ?

Un logiciel de gestion des stocks permet aux entrepôts de stockage d’avoir une traçabilité complète sur les mouvements des palettes de leurs clients, de l’entrée à la sortie du bâtiment. La notion de traçabilité des produits est au cœur du logiciel de gestion de stocks. Elle prend tout son sens pour le suivi des articles alimentaires ; et notamment le respect des normes sanitaires et des dates limite de consommation.

Comment fonctionne un WMS ?

En quoi consiste la gestion d’un entrepôt ?

La gestion d’entrepôt englobe une notion plus large que la simple gestion des stocks. Elle correspond à une gestion globale (humaine et productiviste) de l’entrepôt. Un logiciel de gestion d’entrepôt intègre la gestion des plannings, des coûts de production, la supervision, etc. 

Le WMS

wms entrepot

Un WMS est un logiciel de gestion d’entrepôt. « WMS » signifie Warehouse Management System en anglais. Le logiciel permet d’optimiser la gestion des stocks au sein des entrepôts et accélère le pilotage des flux logistiques.

De nos jours, la multiplication des fournisseurs, des produits, des commandes à traiter ainsi que des canaux de distribution nécessitent l’utilisation de progiciels d’aide pour la gestion des flux dans les entrepôts ; des flux entrants (réception de marchandises) aux flux sortants (expédition). Un logiciel de gestion d’entrepôt permet d’optimiser le pilotage de l’activité. 

Un logiciel WMS offre la possibilité de tracer l’ensemble du parcours de vie des produits que l’on va faire circuler dans cet entrepôt. Le progiciel garantit à la fois à l’industriel, producteur des produits, ainsi qu’au destinataire, de savoir en permanence où se trouvent le produit à un instant T.

L’industriel peut ainsi contrôler, en temps réel, où se trouvent ses produits, depuis combien de temps ou s’ils ont changé d’endroit (à sa demande ou à la demande des différents clients de la chaîne logistique). Un WMS garantit l’identification d’un produit et le suivi de son parcours dans divers entrepôts.

La traçabilité des produits, tout au long de la chaîne logistique, est devenu une obligation légale pour les professionnels du secteur. Cette fonctionnalité du WMS est une demande de la très grande majorité des utilisateurs du logiciel. En effet, dans le domaine agroalimentaire, les produits doivent être tracés tout au long de la chaîne logistique, afin de les localiser en cas de rappels.

La traçabilité des produits est d’ailleurs la raison d’être d’un WMS.

Qui utilise un WMS ?

De multiples progiciels existent sur le marché. Certains sont commercialisés en mode SaaS, d’autres sous licences. L’intérêt du mode SaaS évite à l’utilisateur l’installation du logiciel sur les postes de travail.

Des acteurs de la distribution qui souhaitent digitaliser leur supply chain, aux e-commerçants, en passant par les entreprises agro-alimentaires ou encore les professionnels de la filière frigorifique, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’entrepôt s’est imposée comme une nécessité.

L’utilisation d’un logiciel WMS pour la logistique des produits secs ou la gestion des stocks frigorifiques par les logisticiens leur permet d’automatiser les tâches chronophages et de gagner en productivité. Le déploiement d’un WMS constitue un avantage concurrentiel indéniable pour ces entreprises.

Un WMS propose différentes fonctionnalités qui peuvent être modulées en fonction des besoins des logisticiens. Elles s’adaptent à la gestion des stocks en froid positif, négatif ou produits secs.

Pourquoi utiliser un logiciel WMS ?

La fonction première d’un logiciel WMS est la gestion de l’entrepôt.  

Le transporteur va livrer à l’entrepôt des palettes de produits. Ces palettes sont composées de colis, conçus de produits identiques et parfois de produits différents. La vie d’un entrepôt tourne autour des mouvements des palettes, des colis et des produits.

Comment garantir au client qui passe commande que l’ensemble des produits qu’il a demandé sont bien ceux qui sont préparés dans l’entrepôt et expédiés ? Que ces produits respectent bien les contraintes réglementaires ? Et, que l’industriel a bien livré l’ensemble de la commande ?

Tous ces éléments doivent être identifiés. C’est le rôle d’un WMS ! Le logiciel va construire tout un ensemble d’éléments de traçabilité pour tracer de la palette jusqu’à un produit unique.

Dans un entrepôt, nous retrouvons la fonction de préparation de commandes, dont la préparation de commandes à l’unité. Cette fonction demande d’être extrêmement précis dans la capacité à pouvoir donner ses ordres de préparation, les réaliser, les identifier, les expédier et les tracer. Ceci, de l’ordre de la commande jusqu’à l’expédition.

L’expédition est liée à la préparation de commandes qui en est faite. Elle doit être clairement identifiée. Qui prend en charge la marchandise pour qu’elle soit envoyée chez mon client final ?

L’industriel doit être informé que sa marchandise va être prise en charge à telle date, par tel transporteur pour être livrée dans un entrepôt précis.

Le logiciel WMS va concentrer tous ces éléments dans son système d’information. Des tableaux de bord permettent d’avoir une vision complète de la durée de vie d’un produit de A à Z sur l’ensemble de la chaîne logistique. Les règles de fonctionnement peuvent être différentes selon les besoins de l’industriel ou selon la durée de vie des produits (1errentré dans l’entrepôt, premier sorti…Ou dernier sorti).

A l’intérieur de l’entrepôt, le logiciel WMS va régir les flux d’informations pour guider les différents collaborateurs dans la gestion de la vie de l’entrepôt ; et par conséquent la vie des produits qui s’y trouvent. Le WMS va, notamment, piloter les changements de zone dans l’entrepôt et rapprocher progressivement les produits dans les zones où les caristes vont le plus souvent afin de préparer leur sortie du bâtiment.

Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel WMS

Les solutions de gestion des chaînes d’approvisionnement constituent la colonne vertébrale des activités logistiques. Notre logiciel WMS (Warehouse Management System) couvre la gestion de l’ensemble des étapes de l’entreposage depuis la réception jusqu’à l’expédition des marchandises en passant par le stockage, et la préparation. La fonction première du logiciel WMS Tesfri est de gérer et de suivre les stocks.

Comme pour tout WMS, le traitement de la réception des marchandises dans l’entrepôt reste la fonctionnalité la plus utilisée et la plus importante. Viennent ensuite les fonctions de localisation des produits dans l’entrepôt puis de préparation de la marchandise avec différents traitements de préparation.

L’échange de données informatisées permet au logiciel Tesfri de communiquer avec n’importe quel outil que l’entrepôt peut utiliser (comptabilité, gestion commerciale, etc.). Grâce aux API, cela procure un gain de productivité très important à nos clients.

Réception et traitement des marchandises

Grâce au logiciel Tesfri, le traitement de la réception des marchandises ne se limite pas au travail des caristes qui prennent les palettes pour leur déposer à un endroit dans l’entrepôt.

Le traitement des marchandises peut se faire grâce aux terminaux portables (douchettes avec écran). L’opérateur peut scanner directement les palettes ainsi que le lieu de destination dans l’entrepôt. Tesfri portable facilite grandement le travail des caristes. Autant en réception de marchandises qu’en terme de gestion des stocks à proprement parler. En effet, le cariste est totalement autonome pour déplacer les palettes comme il le souhaite ou lorsqu’il prépare des commandes pour l’expédition. Cette fonctionnalité évite l’impression des documents papier.

La commande vocale est intégrée à Tesfri depuis de nombreuses années. Le préparateur est guidé dans l’entrepôt via l’interface vocale.

Le thème « mission cariste » permet de driver le cariste dans ses tâches quotidiennes. Concrètement, l’opérateur visualise toutes les informations sur un écran et sait ce qu’il a à faire dans la journée sans avoir de papiers.

Le module de gestion des tiers

Le module de gestion des tiers est une fonctionnalité importante pour faciliter le pilotage des entrepôts. Il permet de gérer les différentes informations inhérentes à chaque intervenant (création des produits, gestion du stock de manière générale, des fournisseurs, des clients finaux, des transporteurs, etc.). Tesfri permet de réaliser des extractions de données pour concevoir des indicateurs de performance.

La supervision

L’autre fonctionnalité au cœur de Tesfri concerne la supervision. C’est-à-dire suivre l’activité de l’entrepôt en temps réel grâce à des indicateurs déterminés. Grâce à cet outil, le directeur du site ou le responsable de l’entrepôt peut visualiser les réceptions de la journée, la marchandise à préparer, les expéditions, etc. Ils ont également une vision globale de la productivité de l’entrepôt, notamment de volumes préparés et réceptionnés chaque jour. Cette fonction de Tesfri est très prisée des clients. C’est un véritable outil de supervision business intelligence.

La gestion administrative de l’entrepôt

La gestion administrative des entrepôts est assurée par les collaborateurs qui utilisent Tesfri au quotidien pour préparer la réception et l’expédition de marchandises. Ils sont en lien direct avec leurs clients. Ils sont également aux manettes pour lancer les vagues de préparation de commandes qu’ils peuvent programmer informatiquement à J-1 (voire J-2).

Ainsi, en prenant leur poste le lendemain, les préparateurs auront, en arrivant, les informations sur le travail à effectuer dans la journée. 

C’est grâce au personnel administratif que le WMS Tesfri vit et que les flux d’informations circulent. Ce sont également eux qui vont déclencher la facturation. Ils pilotent l’activité de l’entrepôt au quotidien ; en lien avec les clients en aval de l’entrepôt. Ils collectent les données entrantes et sortantes.

Le matériel associé au logiciel WMS

La société Innlog se prévaut d’offrir un service de très haute qualité à ses clients. De ce fait, nous sommes à même de fournir le matériel nécessaire au bon fonctionnement du WMS dans l’entrepôt. Nous le paramétrons et nous en assurons le suivi et maintenance. Si le matériel rencontre un problème technique empêchant son utilisation optimale, nous vous en prêtons un en remplacement.

Dans un entrepôt, les opérateurs ont besoin d’ordinateurs (poste fixe), de terminaux embarqués (tablettes à l’intérieur des chariots élévateurs par exemple), de terminaux portables (douchettes pour flasher les différentes préparations de commandes) ainsi que des terminaux pour le guidage par la voix. Ceux-ci se composent d’un casque avec un boîtier qui permet de suivre les ordres de préparation des commandes. L’opérateur est entièrement guidé : chemin d’accès à l’allée, produits, quantités, etc. 

A travers Tesfri, Innlog est à même de proposer un package complet à ses clients : le logiciel, les réseaux informatiques et le matériel. Le tout, fourni et garanti par un seul et même prestataire.

Le logiciel WMS Tesfri évolue. Il peut être personnalisé à travers des développements spécifiques. En effet, certains clients ont besoin de fonctionnalités spécifiques. Si l’une d’elle a de la valeur pour l’ensemble de la filière, nous la développerons et l’intégrerons au logiciel. Sinon, elle lui sera réservé.

Le logiciel WMS Tesfri : un accompagnement pointu de nos clients

L’accompagnement de nos clients est au cœur de l’ADN de la société Innlog. C’est véritable élément différenciant. 

Cet accompagnement se matérialise concrètement au quotidien à travers trois leviers :

  • Les experts métiers,
  • le Helpdesk,
  • Et la formation.

Les clients savent qu’ils s’adressent à des experts métiers expérimentés, ayant la connaissance et la maîtrise, à la fois du métier de la logistique, ainsi que celle de l’outil informatique qui est déployé dans leur entreprise. Ils vont toujours tout mettre en œuvre pour optimiser leur mode de fonctionnement afin de garantir une efficacité permanente. Cela fait plus de 100 ans que le Groupe Tesson est spécialisé dans la logistique et notamment la logistique frigorifique.

Le rôle essentiel de nos experts métier

La satisfaction de nos clients est au cœur de nos préoccupations.  Chez Innlog, les experts métier jouent un rôle majeur de conseil et d’accompagnement de nos clients. Ils sont à leur écoute pour répondre à leurs besoins et demandes ; notamment sur les évolutions possibles du logiciel et les développements spécifiques qu’elles peuvent engendrer.

Nos experts métier se rendent fréquemment dans les entrepôts de nos clients. Ils analysent les entrepôts, comprennent les besoins et proposent des solutions totalement personnalisées. 

Tous les entrepôts ne sont pas construits de la même manière. Il faut s’adapter aux contraintes physiques. Comment faire pour y pallier et gagner du temps ? Ou, comment faire autrement ?

Cette connaissance du terrain a été acquise par la mise en situation réelle dans les entrepôts. 

Les experts métier apportent leur connaissance du secteur d’activité et du terrain pour conseiller au mieux nos clients et ainsi augmenter la productivité globale des entrepôts. Ils vont trouver des solutions informatiques adaptées pour leur faire gagner du temps. Il arrive que les fonctionnalités existantes dans Tesfri doivent être accompagnées de développements spécifiques en complément d’un paramétrage optimum de l’outil. Nos experts accompagnent alors nos équipes d’ingénieurs et de techniciens pour mener le projet à bien.

Les formations sur le logiciel WMS Tesfri sont également prodiguées par nos experts métier, car ce sont les mieux placés et les plus compétents pour les effectuer.

L’assistance clients

Hormis les experts métier, un atout essentiel du logiciel WMS Tesfri réside dans la performance de l’équipe Helpdesk. L’assistance est un service d’accompagnement des demandes clients très performant, demandé et reconnu par nos partenaires. Le Helpdesk est le point d’entrée de tous les appels des clients, notamment pour des demandes d’aide à l’utilisation du logiciel WMS, ou pour demander une évolution en fonction de leurs besoins.

Les collaborateurs intervenant au service helpdesk connaissent très bien le produit et le métier. Ils savent répondre à toutes les problématiques se présentant. Ce sont tous et toutes des spécialistes du logiciel WMS. Ils ont des années d’expérience dans ce secteur. Ils sont régulièrement conseillés par nos experts métier pour maintenir le niveau de qualité dû à nos clients.

Les demandes au service Helpdesk sont traitées en direct par téléphone ou mail. Le délai de prise en charge des demandes et de réponse par nos services est extrêmement court.